INFORMASI
TUGAS BELAJAR KE LUAR NEGERI
BAGI KARYAWAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
I. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Dalam menyambut era globalisasi fungsi Pendidikan Tinggi bertambah berat karena selain fungsinya sebagai pusat pengembangan Sumber Daya Manusia yang handal, dimasa mendatang fungsi Pendidikan Tinggi adalah sebagai pusat pengembangan kerja sama internasional. Dosen yang handal dan berwawasan internasional merupakan syarat utama di dalam pengembangan lembaga tersebut. Untuk mencapai hal yang diinginkan Perguruan Tinggi diperlukan dosen yang berkemampuan akademik yang tinggi, rekruitmen Sumber Daya Manusia yang bermutu bagi dosen yang akan mengajar dan dengan jumlah yang cukup dan menyebaran yang merata di bidang science ataupun teknologi. Dengan adanya dosen yang handal maka diharapkan bahwa mahasiswa yang dibimbingpun akan memiliki kualitas yang memadai ditunjang oleh adanya sarana dan prasarana yang lengkap sesuai dengan kebutuhan sebagai lembaga research yang bernuansa internasional mengingat masih banyaknya tawaran-tawaran grant/loan dari negara-negara donor bilateral/multilateral dan masih mendapatkan sambutan yang cukup tinggi dari tenaga dosen ataupun pengelola Pendidikan Tinggi, maka dalam kiat otoda pada waktu yang akan dating diperlukan buku pedoman yang ditujukan bagi mereka yang berada di daerah tingkat I dan II yang akan belajar ke luar negeri. Guna mengikuti studi ataupun pelatihan baik dalam jangka waktu yang relatif pendek maupun jangka waktu panjang. Segala kesulitan atau hambatan diharapkan dapat di redusir dengan adanya pedoman belajar di luar negeri baik di Asia, Eropa, Amerika dan negara-negara asing lainnya.
2. MAKSUD DAN TUJUAN
Guna memberikan kemudahan dan mendapatkan gambaran yang jelas bagi pegawai di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional yang berminat serta bermaksud meningkatkan Sumber Daya Manusia melalui upaya belajar di luar negeri, dirasakan perlu sarana pendukung berupa informasi tugas belajar ke luar negeri yang dikemas dalam suatu buku petunjuk mengenai hal-hal yang berkembang dengan tugas belajar di luar negeri.
Adapun maksud dan tujuan daripada disusunnya buku petunjuk ini adalah:
a. Memberikan kemudahan untuk mendapatkan informasi belajar ke luar negeri.
b. Menambah penguasaan tentang prosedur dan mekanisme tugas belajar di luar negeri
II. PENGERTIAN TUGAS BELAJAR
Yang dimaksud dengan tugas belajar adalah suatu tugas yang diberikan oleh negara kepada Pegawai Negeri, anggota Tentara Nasional Indonesia, Pegawai Perusahaan Negara atau kepada Pegawai Perusahaan Swastauntuk menuntut ilmu, mendapatkan pendidikan atau keahlian baik di dalam maupun di luar negeri.
Maksud pemberian tugas belajar tersebut adalah untuk menambah keahlian dalam penyelenggaraan usaha-usaha pemerintah. Karyawan/ pegawai yang mendapat tugas belajar di luar negeri lebih dikenal atau disebut “karya siswa”.
III. SUMBER DANA UNTUK TUGAS BELAJAR KE LUAR NEGERI
Pada umunya sumber dana untuk tugas belajar di luar negeri dapat diperoleh dan negara/pemerintah RI, Pemerintah negara asing, badan-badan internasional atau badan swasta asing maupun biaya sendiri.
1. Sumber dana dari negara/pemerintah RI
Sumber dana untuk melanjutkan studi di luar negeri yang berasal dari negara/pemerintah RI pada umumnya diperoleh dari pinjaman luar negeri (loan). Pinjaman (loan) ini dapat diperoleh melalui kerja sama multilateral seperti Bank Dunia (World Bank), Bank Pembangunan Asia (ADB), Islamic Development Bank (IDB) dan sebagainya, maupun dalam rangka kerja sama bilateral dengan pemerintah negara asing melalui proyek-proyek pinjaman seperti OECF/JBIC dari Jepang, GTZ (Badan Kerjasama Teknik Jerman) dan sebagianya.Pengelolaan dana yang bersumber dari pinjaman ini dilakukan oleh proyek-proyek di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
2. Sumber dana hibah (grant) dari Pemerintah Negara Asing
Sumber dana bantuan dari pemerintah negara asing yang berbentuk hibah/grant, biasanya diperoleh dalam rangka kerja sama teknik atau bilateral. Sumber dana hibah (grant) ini misalnya dana yang berasal dari Pemerintah Australia (AUSAID/ADS), Pemerintah Amerika Serikat (USAID), Pemerintah Jepang (Monbusho, JICA), Pemerintah Jerman (DAAD), Pemerintah New Zealand (NZODA), Pemerintah Kanada (CIDA),dan pemerintah-pemerintah negara asing.
3. Sumber dana dari Badan Internasional atau Badan Swasta Asing
Sumber dana ini diperoleh dari Badan-badan Internasional, yayasan dari perusahaan-perusahaan asing seperti lembaga/badan di Amerika (Ford Foundation, AMINEF), Jepang (INPEX Foundation, Hitachi Scholarship dan sebagainya), Lembaga Internasional (UNESCO, SEARCA, UNDP dan sebagainya), serta dana yang diperoleh dalam rangka kerja sama antar universitas ( U to U ) dan lain-lain.
4. Sumber dana Pribadi/Biaya Sendiri
Sumber dana ini diperoleh dari dana pribadi atau sumber lain yang diusahakan sendiri.
IV. PERSYARATAN TUGAS BELAJAR KE LUAR NEGERI
Hal yang perlu diperhatikan dalam mendapatkan tugas belajar ke luar negeri adalah batas umur sesuai dengan yang ditentukan oleh pihak penyedia dana. Umumnya batas umur maksimal adalah 35 tahun, kecuali pihak penyedia dana tidak mencantumkan batas umur.
1. Syarat-syarat untuk tugas belajar ke luar negeri
2. Adanya penerimaan dari lembaga pendidikan/perguruan tinggi di luar negeri.
3. Tersedianya sumber dana.
4. Mendapat persetujuan dari pimpinan.
5. Disetujui oleh pemerintah, dalam hal ini Sekretariat Negara
V. PROSEDUR MENDAPATKAN BEASISWA/TUGAS BELAJAR KE LUAR NEGERI
Tahapan yang harus dilalui dalam rangka mendapatkan tugas belajar ke luar negeri:
1. Penawaran
Penawaran beasiswa luar negeri dilakukan oleh penyedia dana, baik oleh negara pemerintah RI yang bersumber dari pinjaman maupun oleh pemerintah negara asing, badan-badan internasional atau badan swasta asing.
Penawaran beasiswa oleh negara pemerintah RI yang pembiayaannya bersumber dari pinjaman dilakukan oleh proyek-proyek yang ada di unit-unit utama teknis (Ditjen Dikti, Dikdasmen dan sebagainya) kepada unit kerja yang menjadi kewenangan masing-masing.
Sedangkan penawaran beasiswa dari pemerintah negara asing, badan-badan internasional atau badan swasta asing dalam rangka kerja sama teknik, penawaran dilakukan melalui Sekretariat Negara dan selanjutnya disebarluaskan ke Departemen Teknis sesuai dengan bidang atau program studi yang ditawarkan.
Penyampaian tawaran beserta application form memuat tentang ketentuan, syarat-syarat, kelengkapan berkas, batas waktu penawaran, prosedur pengusulan, seleksi bidang ilmu dan sebagainya.
2. Pencalonan
a. Proses Pencalonan
Pengusulan calon beasiswa untuk tugas belajar ke luar negeri dari sumber dana yang diperoleh dalam bentuk pinjaman maupun hibah (grant) diajukan oleh unit kerja kepada unit utama teknis untuk diteruskan ke Biro Kerjasama Luar Negeri Departemen Pendidikan Nasional.
Proses penentuan calon oleh unit kerja calon penerima beasiswa.
Ø Pengajuan usulan calon kepada unit utama (Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah dan sebagainya) kepada Biro Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional.
Ø Proses penelaahan dari segi administratif.
Ø Pengesahan oleh Sekretariat Negara bagi calon yang memenuhi syarat dan menyampaikan kepada pihak penyedia donor/sponsor.Pengajuan calon juga dapat dilakukan Biro Kerjasama Luar Negeri kepada pihak penyedia dana secara langsung. Untuk proses ini Sekretariat Negara hanya akan mengesahkan calon-calon yang sudah diseleksi oleh pihak penyedia dana.
b. Kelengkapan Berkas.
Berkas yang dilampirkan untuk pencalonan adalah sesuai dengan yang diminta oleh pihak pemberi beasiswa, karena tiap-tiap sponsor mempunyai ketentuan mengenai bentuk dan mekanisme serta persyaratannya.
Pada umumnya kelengkapan berkas untuk pencalonan:
Ø Fotokopi ijazah terakhir dan terjemahannya dalam bahasa Inggris
Ø Fotokopi transkip akademik dan terjemahannya dalam bahasa Inggris yang dapat menunjukkan indeks prestasi kumulatif (IPK).
Ø Bukti kemampuan bahasa asing khususnya bahasa Inggris seperti TOEFL, IELTS dan sebagainya.
Ø Karya ilmiah, buku pengalaman penelitian dan sebagainya. Referensi dari dalam atau luar negeri.
Ø Daftar Riwayat Hidup dalam bahasa Inggris
Ø Dll.
Sedangkan kelengkapan administrasi:
Ø Daftar riwayat hidup untuk tugas ke luar negeri
Ø Fotokopi Kartu Pegawai/KARPEG atau bukti lain berupa surat tanda lulus prajabatan atau SK calon Pegawai Negeri Sipil.
3. Proses Keberangkatan ke Luar Negeri
a. Prosedur keberangkatan
Atas dasar pengusulan calon dari Sekretariat Negara atau dari Departemen dan Lembaga Non Departemen, pihak donor akan mengadakan seleksi terhadap para calon bersama-sama dengan wakil dari pemerintah (joint selection) atau juga bias dilakukan sendiri oleh pihak donor.
Bagi calon yang lolos seleksi maka penerima beasiswa segera memproses keberangkatan, melalui tahapan-tahapan:
Ø Unit kerja tempat penerima beasiswa mengajukan surat permohonan kepada unit utama (Dikti, Dikdasmen dan sebagainya)
Ø Unit Utama memeriksa dan menelaah kelengkapan berkas yang menitik beratkan pada aspek pembinaan dan pengembangan, relevansi antara bidang ilmu dan kebutuhan, distribusi penempatan, keseimbangan regional, peningkatan mutu dan efisiensi dan sebagainya ke Sekretariat Jenderal d.h.i. Biro Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional.
Ø Biro Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional menelaah aspek-aspek administrasi dan mengusulkan keberangkatan penerima beasiswa/karyasiswa ke Sekretariat Negara Republik Indonesia.
Ø Sekretariat Negara Republik Indonesia menelaah usulan keberangkatan ke luar negeri berdasarkan aspek administrative, pembiayaan, peraturan perundang-undangan dan kebijaksanaan pemerintah untuk dikeluarkan surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri.
Ø Departemen Luar Negeri menerbitkan paspor dinas dan exit permit serta rekomendasi visa ke Kedutaan Besar di Jakarta.
Biasanya paspor dinas (paspor biru) pertama kali diterbitkan untuk masa berlaku 2 (dua) tahun dan dapat diperpanjang setiap tahun di Perwakilan RI di luar negeri sampai selesai studinya.
Ø Kedutaan Besar/Perwakilan Asing di Indonesia akan memberikan visa belajar sesuai dengan persyaratan dan ketentuan masing-masing Kedutaan Besar/Perwakilan Asing.
b. Kelengkapan berkas keberangkatan
Ø Surat keterangan penerimaan di perguruan tinggi luar negeri
Ø Surat keterangan pendanaan/pembiayaan dari sponsor
Ø Daftar Riwayat Hidup untuk tugas ke luar negeri
Ø Surat perjanjian dengan materai Rp. 6.000,- untuk tugas belajar lebih dari 3(tiga) bulan.
Ø Surat pernyataan biaya sendiri dengan materai Rp. 6.000,- bagi yang belajar atas sponsor/biaya sendiri
Ø Formulir permohonan paspor dinas
Ø Fotokopi Kartu Pegawai (KARPEG)
Dalam hal mendesak bagi yang belum mempunyai Kartu Pegawai dapat melampirkan tanda lulus pelatihan prajabatan atau surat keterangan sebagai calon Pegawai Negeri Sipil.
Ø Paspoto berwarna ukuran 4 x 6 cm, untuk pria minimal berdasi dan untuk wanita bebas rapi.
Ø Ada kalanya diperlukan keterangan kemampuan berbahasa asing (Inggris) dengan melampirkan fotokopi TOEFL, IELST dan sebagainya.
VI. PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR
Untuk perpanjangan tugas belajar di luar negeri dapat dilakukan oleh penerima beasiswa (karyasiswa) tanpa harus pulang ke Indonesia.
Karya siswa yang bersangkutan dapat mengajukan permohonan perpanjangan ke instansi tempat kerja untuk diproses ke Unit Utama dan seterusnya ke Biro Kerjasama Luar Negeri, Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional dan Sekretariat Negara.
Persyaratan untuk perpanjangan tugas belajar:
Ø Rekomendasi Pembimbing (Dekan) atau Ketua Program Studi perguruan tinggi luar negeri.
Ø Surat keterangan jaminan pembiayaan dari sponsor/pihak penyandang dana.
Ø Evaluasi studi yang meliputi laporan perkembangan studi yang telah dilaksanakan dan rencana perpanjangan.
VII. PASCA TUGAS BELAJAR
1. Pengaktifan Kembali
Bagi karyasiswa yang telah menyelesaikan studinya di luar negeri diwajibkan untuk bekerja dalam dinas negara. Sekembalinya dana luar negeri, yang bersangkutan wajib menyampaikan hasil studi kepada Biro Kerjasama Luar Negeri, Departemen Pendidikan Nasional.
Untuk pengaktifan kembali dalam tugas dan fungsi semula, karyasiswa yang telah selesai studinya melapor ke Biro Kerjasama Luar Negeri, Departemen Pendidikan Nasional untuk diproses penyerahan kembali ke tempat tugas asal. Berdasarkan surat penyerahan kembali, pimpinan tempat karyasiswa bekerja mengajukan permohonan pengaktifan kembali kepada Biro Kepegawaian Departemen Pendidikan Nasional.
2. Penilaian Ijazah
Bagi setiap pemilik ijazah yang diperoleh dari universitas/lembaga pendidikan di luar negeri diperlukan penilaian ijazah diperolehnya bagi lulusan dari perguruan tinggi di luar negeri, penilaian ijazah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi dan bagi lulusan Sekolah Dasar sampai Tingkat Menengah, penilaian dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Dasar dan Menengah Departemen Pendidikan Nasional.
Sumber: http://www.depdiknas.go.id
http://kepegawaianunand.multiply.com/journal/item/2/PROSEDUR_TUGAS_BELAJAR_KE_LUAR_NEGERI